Hängmappsskåp gömmer viktig historia  

223-1

Det finns flera bra sätt att förvara viktig information. Idag har de flesta någon form av molntjänst för mycket av sina dokument och data. Men vissa saker måste skrivas ut på papper och det kräver sin egen speciella förvaring. För det viktiga är ju att allt är skyddat från yttre påverkan. Vare sig det är fråga om tjuvar, brand eller vattenskador.

Vissa dokument måste sparas i flera år, det är lag på det. Andra behöver du spara för att du själv vill det, de är viktiga av olika anledningar. På en arbetsplats kan det snabbt bli en hel del dokument att hålla reda på. Så det gäller att redan från början ha ett bra system och se till att allt blir lagt på rätt plats.

Ett skåp för var sak

Det kan vara bra med ett skåp som går att låsa. För pengar och andra värdesaker finns det kassaskåp, med olika grader av säkerhet. Du bör välja noga eftersom försäkringsbolagen baserar sin kompensation på hur sakerna förvarades. Om det värsta skulle hända vill säga. Ju bättre ett kassaskåp är desto mindre chans att tjuvarna lyckas. Ett säkert kassaskåp är en nödvändighet för den som vill hålla företagets intäkter trygga.

Även i hemmet kan det vara bra med ett ordentligt kassaskåp. Det finns mindre varianter som skruvas fast i golvet eller väggen. Ofta så väljer brottslingar lätta måltavlor, de har vanligtvis inte så mycket tid att kämpa med ett rejält kassaskåp.

Förvaring av dina viktiga papper

Men det är ju inte bara pengar och andra värdesaker som du är rädd om. Alla dina dokument av olika slag har behov av att skyddas. Ofta så måste du gå tillbaka till ett visst kontrakt eller annat dokument, och då är ett effektivt sorteringssystem till stor hjälp. Ett hängmappsskåp gör dokumenthanteringen enklare då du vet att allt har sin plats. Du kan snabbt bläddra igenom de olika mapparna och hitta den rätta.

En del sorterar sina dokument i kronologisk ordning. Du kan leta på en viss månad eller kanske år. För vartefter nya papper förs in så kan de andra buntas ihop till lite större enheter. Andra föredrar att samla alla kunder under en viss bokstav. Då kan du direkt hitta all information om en viss klient på ett och samma ställe. Så innan du börjar sortera alla dina papper, eller skaffar ett dokumentskåp, så kan det vara bra att tänka efter hur de ska sparas. Tanken är att det ska vara lätt att vid alla tillfällen hitta fram till det rätta dokumentet.

223-2

Ett traditionellt sätt att sortera papper

Just hängmappsskåp har länge använts på kontor runt om i världen. Det är ett så enkelt men ändå effektivt sätt att förvara papper. Dagens skåp påminner mycket om de gamla antika varianterna, men med en del stora skillnader. Nu för tiden kan du få ett riktigt bra skåp som skyddar papper mot brand. I alla fall tillräckligt länge för att brandkåren ska kunna komma fram, eller sprinklersystemet komma igång.

Samtidigt så är de isolerade mot vatten. Under en brand, till exempel, så kan vattnet som används förstöra mer än elden. Såvida du inte har ett bra hängmappsskåp som är tillverkat med tanke på allt detta. Naturligtvis så har de också bra lås för att inte tjuvarna ska komma åt dokumenten. Eller obehöriga helt enkelt. Ofta så kan du välja mellan nyckel eller kombinationslås, eller kanske båda två tillsammans. Norrköpings Tidningar uppmärksammar i en artikel hängmapparnas historia.

Fördelar med ett bra system för förvaring

Att hålla reda på papper är en viktig del av varje verksamhet. Det spelar ingen roll om dokumenten ligger online eller i ett arkiv, de måste sorteras och finnas till hands. Tidigare var det en stor uppgift, men idag är det inte lika mycket som trycks ut på papper idag som förr i tiden. Däremot så finns det mycket som kan läggas i ett arkivskåp. Det är ju inte bara papper som måste sparas och dokumenteras.

Inom fler branscher så katalogiserar man olika föremål. Vissa uppgifter skrivs ner och förvaras på detta sätt. Men ibland så måste man spara själva saken, det som är poängen med hela undersökningen. Då kan ett system med hängmappar var till hjälp. Det finns både pappersvarianter, plast och andra starkare material att välja mellan. Sveriges Radio rapporterar här om hur hängmappar är vanliga på museum.

Det som göms i snö…

Många gånger så ligger dokumenten eller upplysningarna bara där och samlar damm. Kanske inte om du har ett riktigt bra skåp som är dammfritt, men det är ingen som letar efter informationen. Ibland tar det flera år innan någon ens tittar efter den. Kanske i samband med en flytt. Eller om företaget väljer att bli digitaliserat, något som sker ofta nu för tiden. De flesta administrationer och organisationer har börjat lägga över all sin information på data.

Det går inte snabbt att föra över fakta och scanna dokument. Men är det väl är gjort så flyter arbetet på så mycket lättare. Hela tiden så är det bara delar av en verksamhets dokument och information som kan ligga digitalt. Det brukar alltid finnas några saker som bara måste vara på papper. Sydsvenskan rapporterar i en artikel om hur hängmappar kan gömma viktig information.

Med en del information kanske det skulle vara bättre om det låg kvar i arkivskåpet, gömt under en snödriva. Ibland kan icke relevanta kunskaper skada en person. Ett exempel är alla utlänningsfobier och terroristfarhågor som finns. Ibland kan en person göra något alldeles oskyldigt, som att parkera utanför en skola, och det kommer sedan tillbaka för att påverka hans eller hennes framtida anställningar.

223-3

Ett rejält hängmappsskåp kan vara lösningen

Om du märker att det alltid ligger en massa papper framme på kontoret, eller dina medarbetare aldrig hittar de kontrakt eller avtal som du frågar efter, så kan det vara hög tid med en förändring. Dels ska du se över vilka dokument som verkligen måste vara på papper. Idag kan man skriva under många saker med en elektronisk signatur, så till och med viktiga avtal kan göras online. Men om du vill ha det på papper så bör det ha sin egen plats.

Det finns hängmappsskåp i flera olika storlekar. En del går nästan från golv till tak, och kan rymma det mesta från ett litet företag. Annars kan du dela upp skåpen i årtal, avdelningar eller något annat som gör det lättare för er att hitta fram till de relevanta dokumenten. Det viktiga är att hålla ordning och reda på alla era papper. Vem vet vad som kan komma fram från hängmapparna om några år? För att inte tala om hur det går om myndigheterna väljer att göra en kontroll och kräver att företaget tar fram all relevant information.

Det är alltid bäst att ha ordning och reda på sin verksamhet. Du kan förlora pengar i det långa loppet om de anställda inte lär sig att ta all korrespondens på allvar. Det gäller att veta vad som kan kastas och vad som ska sparas. För att sedan vidta de åtgärder som krävs för att dokumenten ska förvaras på ett ansvarsfullt sätt. Du vill inte att brand, vatten eller tjuvar ska kunna komma åt dina privata papper. Likaså är det bra att alltid snabbt kunna hitta fram till särskilda dokument.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

  • Kalender

    November 2019
    M T W T F S S
    « Oct    
     123
    45678910
    11121314151617
    18192021222324
    252627282930